Shutterstock
Как выбрать управляющую компанию
С каждым годом растет интерес владельцев недвижимости к профессиональным FM-услугам (Facility Managment). Управляющие компании (УК) профессионально занимаются эксплуатацией недвижимости, что в реальности снижает риски и расходы клиента в долгосрочной перспективе. Однако при огромном разнообразии рынка довольно сложно найти хорошего подрядчика. О том, как провести тендер и выбрать управляющую компанию «Стройгазете» рассказал генеральный директор и партнер УК Zeppelin Андрей Кротков.
Почему УК?
Есть несколько причин, почему лучше прибегать к услугам управляющих компаний. Главная заключается в том, что привлечение профессиональных менеджеров положительно отражается на финансовых показателях проектов (увеличение до 10-15%). К тому же, собственник получает прозрачность затрат и развернутое обоснование эксплуатационных расходов, включающих частично капитальные затраты владельца.
Указанная выше выгода складывается из многих факторов. Например, существенно снижается нагрузка на административные и обеспечивающие подразделения: HR, бухгалтерия, закупка, хранение, снабжение и логистика, юридическое сопровождение, общее администрирование, т.е. по факту накладные расходы владельца становятся меньше. К тому же, если на объекте работает подрядчик, то владельцу здания не надо самому закупать дорогостоящее оборудование, которое требуется только для проведения специализированных, эпизодических или сезонных работ.
Привлекая подрядчика, у собственника объекта исключается и такая статья затрат, как расходы на обязательное производственное обучение и аттестацию технических специалистов (лифты, электробезопасность, теплоустановки, охрана труда и др.), так как УК предоставляет уже подготовленный и квалифицированный персонал. Также исчезает необходимость оплачивать получение обязательных лицензий и сертификатов (МЧС, ВМС, СРО).
Еще одно преимущество для владельца объекта – при авариях и поломках страхование профессиональной ответственности подрядчика дает хозяину объекта недвижимости гарантии в том, что он получит возмещение ущерба. Тогда как, если эксплуатацией занимается его собственный сотрудник, владелец может его лишь уволить, но оплачивать все придется самому.
Напоследок можно отметить, что управляющая компания, которая уже зарекомендовала себя на рынке, более привлекательна не только для арендаторов. Кредитные учреждения лояльнее финансируют, а инвесторы более благосклонно относятся к приобретению объектов с прозрачной схемой управления и эксплуатации объекта.
Поиск через тендер
Сегодня существует огромное количество платформ для проведения закупок. Наиболее удобные: Росэлторг, Сбербанк-АСТ, b2b, а также собственная тендерная площадка владельца.
Правильный FM-тендер проводится в несколько этапов. Первый – предквалификационный отбор, где собственнику необходимо запросить у претендентов следующую информацию:
— портфолио, рекомендательные письма, контакты заказчиков, копии договоров, - для того, чтобы узнать об опыте компании;
— общее количество объектов и площади, на которых УК предоставляет услуги;
— штатную структуру, количество персонала и уровень ФОТ, объем автопарка и техники, - чтобы понять, какими ресурсами располагает подрядчик;
— наличие производственно-складской базы и сертифицированной электролаборатории;
— наличие собственной аварийной мобильной бригады 24/7;
— имеющиеся сертификаты и лицензии;
— статус финансового состояния, отсутствие задолженностей по налогам;
— наличие системы управления качеством и системы оценки работы персонала;
— историю участия в судебных разбирательствах.
На втором этапе запрашиваются и анализируются унифицированные коммерческие предложения участников, а также по системе соответствующих коэффициентов и весов оцениваются установленные критерии отбора. Далее, в финальном отборе, между претендентами целесообразно провести переторжку.
Критерии отбора
Определиться с управляющей компанией помогут несколько критериев, которые сильнее остальных влияют на выбор подрядчика:
Стоимость услуг. Несомненно, деньги – бесспорный лидер этого неофициального рейтинга. Не многие владельцы бизнеса могут позволить себе выбор не по цене, а по совокупности каких-либо других критериев. Как правило, победителем становится тот, кто сумел предложить минимальную стоимость. Особенно сейчас, в период кризиса, когда бизнес сокращает свои бюджеты, соответственно, и бюджеты на подрядчиков.
Детализация бюджета. Если же стоимость у нескольких кандидатов примерно одинакова, то в приоритете будет детализированное раскрытие информации по затратам. В идеале – по принципу Open-book. Контракты с закрытой стоимостью вызывают все меньше интереса. Чем скрупулезнее и детальнее управляющая компания расшифрует бюджет, тем больше у нее шансов. Прозрачность, минимум «потайных карманов», честное отражение прибыли – все это позволит собственнику меньше нервничать и больше доверять подрядчику.
Опыт и репутация. Действующие договоры и акты выполненных работ подтвердят факт оказания аналогичных услуг, и продемонстрируют опыт управляющей компании. Деловая репутация и качество услуг потенциальной УК проверят также представители тендерного комитета в ходе выездов на действующие объекты.
Финансовая устойчивость. Бухгалтерский баланс за последние три года покажет финансовое положение управляющей компании. Важно, чтобы подрядчик не только справился со стартовой закупкой необходимого оборудования и техники, но и выдержал установленную договором отсрочку платежа (45-60-90 суток), а также смог выдержать весьма вероятную дебиторскую задолженность.
Уклонение от налогов. Отдельно необходимо оценить законопослушность претендентов. Участие в АКФО и Реестре Белый ФМ гарантированно подтвердят, что выбранная УК работает «в белую» и соблюдает налоговое, трудовое и миграционное законодательство РФ.
Ресурсы. Наличие достаточной нормативной, материально-технической и ресурсной базы, то есть необходимых лицензий, сертификатов, свидетельств, допусков и разрешений, а также специализированного оборудования и техники. Не стоит забывать о квалификации персонала – это очень важный показатель при выборе подрядчика. Так, например, наличие в компании специализированного ПО и мобильного приложения, центральной диспетчерской и собственного парка автомобильной техники, а также мобильных сервисных бригад, укомплектованных высококвалифицированными инженерами, существенно повысят шансы претендента на победу.
Страхование ответственности. Обязательное условие для приглашения в конкурс по техническому обслуживанию или клининговым услугам – подтверждение факта страхования претендентами своей профессиональной ответственности с достаточным лимитом покрытия.
Найдя идеального FM-подрядчика, собственник снимает с себя ответственность за эксплуатацию объекта. По истечению года, при удачном сотрудничестве, владелец может продлить договор с управляющей компанией или же провести новый тендер, чтобы посмотреть рыночные предложения, как пример, сменив подрядчика, в сотрудничестве с которым что-то не устроило.