фото: freepik.com
Большинство конфликтов между управляющими компаниями и клининговыми компаниями возникают из-за плохо составленного технического задания. Договоренности вроде «помыть подъезд» или «убрать двор» звучат просто, но на практике оборачиваются недопониманием, задержками и перерасходом бюджета. Жильцы недовольны, подрядчик считает, что все выполнено, а управляющая компания оказывается между двух сторон. Точное и подробное задание — это основа для согласованной и четко спланированной работы. Оно нужно уже на этапе тендера, чтобы выбрать подходящего исполнителя, избежать спорных ситуаций и сэкономить ресурсы. Как составить такой бриф и как часто бриф должен обновляться «Стройгазете» рассказала основатель и CEO агрегатора клининговых услуг SweepMe Мария Нагибова.
Что должен включать грамотный бриф: минимальный набор
Полноценное техническое задание начинается с описания объекта. Важно указать, о каком типе недвижимости идет речь — жилой дом, офис, склад, торговая площадь — и какие особенности могут повлиять на уборку. Это может быть нестандартная высота потолков, витражное остекление, большое количество санузлов, проходные дворы или зоны со смешанным функционалом. Общая площадь — лишь отправная точка. Без детализации подрядчик будет ориентироваться на усредненные параметры, а это почти всегда приводит к перерасходу или уточнению сметы уже после начала работ. Так, формулировка «нужна уборка офиса» без конкретики нередко заканчивается наценкой до 25% за неучтенные работы — от чистки оргтехники до уборки переговорных и кухни.
Важный элемент брифа — стандарты чистоты. Каждая задача должна быть зафиксирована: мойка полов, удаление пыли с поверхностей, дезинфекция ручек, обработка лифтовых кнопок и перил, уход за фасадами, удаление снега и т.д. Оценка результатов работы также должна быть формализована: «должно быть чисто» или «пол должен блестеть» — не являются рабочими критериями. Приемка должна строиться на конкретных параметрах, которые можно проверить визуально, по чек-листу или с помощью отчетности от подрядчика.
Следующий блок — логистика и ресурсы. Указывается, в какие часы возможна работа, есть ли ограничения по шуму, нужен ли ночной график, предусмотрен ли доступ в кладовые или техзоны. Подрядчику также нужна информация о точках подключения к воде и электроснабжению. Не менее важно сразу определить, кто предоставляет инвентарь, расходные материалы и химию — эти расходы могут входить в договор или оплачиваться отдельно.
Финансовые и контрольные параметры также фиксируются в брифе. Оплата может рассчитываться по фиксированной ставке за объект или по почасовому тарифу — это напрямую влияет на состав бригады, скорость выполнения работ и финальную смету. При работе на регулярной основе желательно предусмотреть систему штрафов за невыполнение заданий или несоблюдение сроков, с привязкой к условиям ТЗ. Для прозрачности удобно заранее договориться о формате отчетности — это может быть фотофиксация «до и после», ведение контрольного журнала, периодические обходы с участием представителя УК или электронный отчет в сервисной системе. Такие меры позволяют не только контролировать качество, но и снизить вероятность споров и перерасхода ресурсов.
Что нужно прописать отдельно, чтобы избежать доплат и переделок
Даже при наличии технического задания недочеты в деталях могут привести к конфликтам, срывам сроков и перерасходу бюджета. Один из самых частых случаев — неполный перечень зон и объемов. Если в брифе не учтены витражные окна, лифты, чердаки, техпомещения или балконы общего пользования, подрядчик выставит дополнительный счет после начала работ. Ситуация усложняется в случае внештатных задач: например, при уборке после протечек, ремонтных работ, вандализма или сезонных загрязнений. Без заранее прописанных условий такие случаи расцениваются как внеплановые, что увеличивает расходы и вызывает задержки.
Сезонные особенности также важно прописывать отдельно. Зимой объем уборки резко возрастает за счет снега, реагентов и грязи, особенно в зонах у входов. Если это не учтено, возникают перерасходы по времени и химии, а итоговая стоимость услуги возрастает на 10–15%. Чтобы таких ситуаций избежать, сезонные корректировки должны быть заранее согласованы и включены в график.
Не менее важен формат контроля. Без системной отчетности — фотофиксации, чек-листов, подписей и регулярных проверок — невозможно оценить, выполнено ли задание в полном объеме. Здесь же возникает вопрос с графиком: если в брифе не указано, что и когда убирается, кто принимает работу и в каком формате фиксируется результат, появляется двойное толкование, за которое приходится платить временем и деньгами.
На этапе подготовки брифа многие проблемы можно снять заранее. Пробный выезд на объект позволяет увидеть реальные условия, уточнить маршруты доступа, проверить наличие источников воды и электричества, обсудить сложные зоны и сформировать точную смету. Более 80% недоразумений устраняются именно на этой стадии. Бриф становится полноценной инструкцией по обслуживанию объекта, а не формальным приложением к договору. Инвестиция одного рабочего часа в его составление дает эффект долгосрочной экономии — в среднем свыше 20 часов, которые обычно уходят на повторные переговоры, устранение ошибок и доработку условий. Рекомендуется пересматривать бриф не реже одного раза в год: стандарты меняются, появляются новые материалы, оборудование и требования, и то, что работало в прошлом сезоне, может уже не соответствовать текущим задачам.
Бриф не должен рассматриваться как разовая бумага, подготовленная исключительно для подписания договора. Это рабочий инструмент, который помогает управлять качеством, контролировать расходы и выстраивать прозрачные отношения с подрядчиком. По сути, это технологическая карта для всего клинингового процесса. Чем точнее и актуальнее этот документ, тем стабильнее результат. При этом важно помнить: эффективный бриф — это динамичный документ, который регулярно пересматривается и совершенствуется. Включение новых задач, адаптация к сезонным изменениям, пересмотр стандартов и обновление логистики позволяют не только оптимизировать затраты, но и повысить управляемость всего бизнес-процесса.
Что должен включать грамотный бриф: минимальный набор
Полноценное техническое задание начинается с описания объекта. Важно указать, о каком типе недвижимости идет речь — жилой дом, офис, склад, торговая площадь — и какие особенности могут повлиять на уборку. Это может быть нестандартная высота потолков, витражное остекление, большое количество санузлов, проходные дворы или зоны со смешанным функционалом. Общая площадь — лишь отправная точка. Без детализации подрядчик будет ориентироваться на усредненные параметры, а это почти всегда приводит к перерасходу или уточнению сметы уже после начала работ. Так, формулировка «нужна уборка офиса» без конкретики нередко заканчивается наценкой до 25% за неучтенные работы — от чистки оргтехники до уборки переговорных и кухни.
Важный элемент брифа — стандарты чистоты. Каждая задача должна быть зафиксирована: мойка полов, удаление пыли с поверхностей, дезинфекция ручек, обработка лифтовых кнопок и перил, уход за фасадами, удаление снега и т.д. Оценка результатов работы также должна быть формализована: «должно быть чисто» или «пол должен блестеть» — не являются рабочими критериями. Приемка должна строиться на конкретных параметрах, которые можно проверить визуально, по чек-листу или с помощью отчетности от подрядчика.
Следующий блок — логистика и ресурсы. Указывается, в какие часы возможна работа, есть ли ограничения по шуму, нужен ли ночной график, предусмотрен ли доступ в кладовые или техзоны. Подрядчику также нужна информация о точках подключения к воде и электроснабжению. Не менее важно сразу определить, кто предоставляет инвентарь, расходные материалы и химию — эти расходы могут входить в договор или оплачиваться отдельно.
Финансовые и контрольные параметры также фиксируются в брифе. Оплата может рассчитываться по фиксированной ставке за объект или по почасовому тарифу — это напрямую влияет на состав бригады, скорость выполнения работ и финальную смету. При работе на регулярной основе желательно предусмотреть систему штрафов за невыполнение заданий или несоблюдение сроков, с привязкой к условиям ТЗ. Для прозрачности удобно заранее договориться о формате отчетности — это может быть фотофиксация «до и после», ведение контрольного журнала, периодические обходы с участием представителя УК или электронный отчет в сервисной системе. Такие меры позволяют не только контролировать качество, но и снизить вероятность споров и перерасхода ресурсов.
Что нужно прописать отдельно, чтобы избежать доплат и переделок
Даже при наличии технического задания недочеты в деталях могут привести к конфликтам, срывам сроков и перерасходу бюджета. Один из самых частых случаев — неполный перечень зон и объемов. Если в брифе не учтены витражные окна, лифты, чердаки, техпомещения или балконы общего пользования, подрядчик выставит дополнительный счет после начала работ. Ситуация усложняется в случае внештатных задач: например, при уборке после протечек, ремонтных работ, вандализма или сезонных загрязнений. Без заранее прописанных условий такие случаи расцениваются как внеплановые, что увеличивает расходы и вызывает задержки.
Сезонные особенности также важно прописывать отдельно. Зимой объем уборки резко возрастает за счет снега, реагентов и грязи, особенно в зонах у входов. Если это не учтено, возникают перерасходы по времени и химии, а итоговая стоимость услуги возрастает на 10–15%. Чтобы таких ситуаций избежать, сезонные корректировки должны быть заранее согласованы и включены в график.
Не менее важен формат контроля. Без системной отчетности — фотофиксации, чек-листов, подписей и регулярных проверок — невозможно оценить, выполнено ли задание в полном объеме. Здесь же возникает вопрос с графиком: если в брифе не указано, что и когда убирается, кто принимает работу и в каком формате фиксируется результат, появляется двойное толкование, за которое приходится платить временем и деньгами.
На этапе подготовки брифа многие проблемы можно снять заранее. Пробный выезд на объект позволяет увидеть реальные условия, уточнить маршруты доступа, проверить наличие источников воды и электричества, обсудить сложные зоны и сформировать точную смету. Более 80% недоразумений устраняются именно на этой стадии. Бриф становится полноценной инструкцией по обслуживанию объекта, а не формальным приложением к договору. Инвестиция одного рабочего часа в его составление дает эффект долгосрочной экономии — в среднем свыше 20 часов, которые обычно уходят на повторные переговоры, устранение ошибок и доработку условий. Рекомендуется пересматривать бриф не реже одного раза в год: стандарты меняются, появляются новые материалы, оборудование и требования, и то, что работало в прошлом сезоне, может уже не соответствовать текущим задачам.
Бриф не должен рассматриваться как разовая бумага, подготовленная исключительно для подписания договора. Это рабочий инструмент, который помогает управлять качеством, контролировать расходы и выстраивать прозрачные отношения с подрядчиком. По сути, это технологическая карта для всего клинингового процесса. Чем точнее и актуальнее этот документ, тем стабильнее результат. При этом важно помнить: эффективный бриф — это динамичный документ, который регулярно пересматривается и совершенствуется. Включение новых задач, адаптация к сезонным изменениям, пересмотр стандартов и обновление логистики позволяют не только оптимизировать затраты, но и повысить управляемость всего бизнес-процесса.
Авторы: СГ-Онлайн
Теги: