Строительство — высококонкурентная отрасль, и каждая заинтересованная сторона в проекте борется за свой «кусок пирога». Зачастую подрядчики больше заинтересованы в выполнении дорогостоящих краткосрочных задач, чем в достижении конечной цели проекта. Отчасти поэтому для строительной сферы характерна низкая слаженность работы команд.
В традиционных контрактах определяется, что делать с отдельными сегментами работы, но не показывается, как сегменты связаны между собой. В результате исполнители разных отрезков работ в проекте имеют конкретные обязательства без понимания глобальной цели. И без ответственности за итоговый результат проекта. Одним из способов решения подобных проблем является создание единой информационной среды, включающую четкий список задач, определение долгосрочных целей, автоматизацию расчетов и понимание того, что делают в проекте организации-партнеры.
Директор по стратегическим проектам компании «Айбим» Алексей Пелипенко рассказал «Стройгазете», что в этом случае повысится как прозрачность проекта, так и слаженность работы его участников.
Чтобы предлагать компаниям строительной отрасли эффективные решения, специалисты «Айбим» проанализировали частые проблемы, возникающие на всех этапах строительных проектов — от проектирования до сдачи в эксплуатацию. В результате разделили их на три группы (в разрезе передачи и хранения информации).
Проблемы на стадии подготовки к проекту
Отсутствие BIM-технологии. Среди проблем, возникающих до реализации проекта, можно выделить отсутствие BIM-технологии или ее неполное использование. Считается, что информационное моделирование зданий (BIM) экономит временной ресурс при реализации строительного проекта. Но это происходит в том случае, если технология используется правильно. Некорректное применение BIM может привести к еще большим потерям времени (например, если модель не проверяется на коллизии).
Затянутые процессы. Немало времени теряется из-за затянутого процесса выбора подрядчиков и составления изначальной ведомости объемов работ по объекту, которую подрядчики должны заполнить.
В целом на этапе проектирования очень типична ситуация, когда проектировщики работают в условиях сжатых сроков. Из-за отсутствия среды общих данных информация между участниками проекта передается недостаточно оперативно. А расчет объемов работ зачастую производится вручную. Все это приводит к появлению ошибок.
Проблемы на стадии реализации проекта
Для этого этапа характерно увеличение сроков строительства и бюджета из-за ошибок в документации. Появляются неучтенные работы из-за неточных расчетов ведомостей объемов работ. Приходится подписывать множество дополнительных соглашений. При этом процесс согласования объемов отличается непрозрачностью. К тому же участники проекта тратят много времени впустую из-за использования неактуальной документации. Разберемся подробнее.
Несогласованность действий. Строительные проекты крайне сложны из-за постоянных изменений, возникающих по ходу проекта. Изменения в проектных решениях влекут за собой правки в сроках, составах работ. «Правки поступают как «сверху» от руководства, так и «снизу» — от субподрядчиков. Не все участники проекта своевременно узнают о них. Это вызывает несогласованность действий, увеличивает сроки и затраты проекта», – отметила Алена Гришко, руководитель продукта компании «Айбим».
Неэффективное движение информации. Информация по проекту (состав работ, версии актов и договоров) обычно передается через почту и чаты. Данные пропадают и задваиваются: документы теряются в процессе переписок, важные файлы дублируются на персональных компьютерах, появляется множество неактуальных копий. При этом страдает и прозрачность процессов — не всегда очевидно, кто и когда внес правки в состав работ. В результате генподрядчик тратит время на сопоставление договоров и поиск несогласованных ранее работ.
Расчеты вручную. Стоимость, объемы и длительность работ рассчитываются чаще всего вручную. Так же готовятся и ведомости объемов и стоимостей работ (ВОиСР). Впоследствии они переносятся в сметные системы, системы календарно-сетевого планирования (КСП) и бюджетирования. Это занимает много времени и создает почву для возникновения ошибок. Нормы расценок, времени, расходов, структуры видов работ и другие важные данные хранятся в формате Excel. Каждый раз при расчете есть вероятность ошибки в цифрах. К тому же нормы могут измениться, а сотрудники будут при этом использовать устаревшие данные.
Финансовые нестыковки и риски. Из-за проблем с отслеживанием затрат удержание проекта в рамках бюджета становится одной из самых сложных задач. Типичный строительный проект может содержать десятки распоряжений об изменениях. Контроль затрат на протяжении жизненного цикла проекта, включая отслеживание приказов и управление контрактами с поставщиками — трудоемкая задача. Риски повышаются из-за устаревшей или отсутствующей информации, отложенного времени отклика и запутанных процессов с участием различных поставщиков, систем и продуктов. Отсутствие точных данных о финансовом состоянии проекта мешает принимать обоснованные решения.
Проблемы закрытия работ и контроля исполнителей
Неоперативное закрытие работ. Принятие работ затягивается из-за формата контроля: сначала субподрядчик информирует о выполнении работ, потом генеральный подрядчик занимается проверкой. Все коммуникации происходят по почте или через бумажную документацию, откуда данные переносятся в 1С для формирования актов. Создание закрывающих документов также требует времени.
Затягивание приемки. Это не выгодно как заказчику, так и подрядчикам. Подрядчики не получают своевременное финансирование, у заказчика отодвигаются сроки сдачи, ему трудно просчитать процент штрафа за задержку по вине исполнителя.
Хаотичный контроль подрядчиков. Когда подрядчиков много, работа с ними становится хаотичной. Необходимо отслеживать качество и сроки работ каждого исполнителя. Контроль пытаются осуществлять через почту, устные обсуждения на совещаниях или используя бумажные носители информации. Это трудоемко и влечет за собой ошибки и разногласия.
Современные способы решения проблем строительства
Решать проблемы строительных проектов логичнее всего через информационную модернизацию.
Создание среды общих данных
Централизация данных помогает избежать потерь информации и появления неактуальных файлов. Единое информационное поле – то, к чему стремятся компании в разных сферах. Хранение информации в одном месте обеспечивает согласованность действий, укрепляет связь между участниками проекта и упрощает рабочие процессы на всех этапах строительства.
Правильное использование BIM-технологий
Информационное моделирование с поддержкой облачных технологий также позволяет устранить дублирование или устаревание информации. При этом BIM нужно использовать не «в вакууме», а в совокупности с другими рабочими процессами проектирования, подготовки к строительству и управления проектом (включая анализ проекта, расчеты, оценку стоимости, управление изменениями, стоимостной инжиниринг). Это снижает риски и повышает эффективность при планировании и реализации проекта.
Интеграция и автоматизация рабочих процессов
Необходимо свести к минимуму использование электронной почты и ручного внесения данных в таблицы Excel на этапе тендерных процедур. Правильно подобранное ПО для управления торгами с возможностью автоматизации присылает приглашения на торги, синхронизирует календари с ключевыми датами торгов, а также квалифицирует и оценивает риски участников тендера. Это помогает командам экономить время и избегать ошибок.
Отслеживание расходов
Вместо электронных таблиц лучше использовать централизованную платформу управления строительством. Она позволит прозрачно отслеживать все изменения стоимости и их влияние на общий бюджет. Благодаря упорядоченному внесению изменений в бюджет, поддерживается положительный денежный поток, снижаются риски и увеличивается прибыль.
Автоматизация контрактов
Работа с разными электронными таблицами и папками для управления субподрядчиками очень ресурсоемкая. С помощью системы, автоматизирующей контракты и разметку, можно создавать, редактировать и просматривать документацию с поставщиками в одном месте. Это дает четкое представление о доходах, расходах, затратах, прогнозах и отклонениях, связанных с каждым контрактом.
Малоэффективное ПО строительной отрасли
Строительная отрасль движется по пути цифровой трансформации. За последние годы темпы изменений ускорились, что, не в последнюю очередь, связано с эпидемиологической обстановкой и необходимостью быстро принимать решения даже при отсутствии возможности личных встреч. Но при этом значительно выросло количество используемых инструментов, которые плохо интегрируются друг с другом.
«По нашему опыту, строительные компании используют, в среднем, пять строительных приложений. И это никак не решает проблему потери данных или длительности согласований, — пояснила Мария Головашкина, руководитель группы оценки стоимости компании «Айбим», — Самыми популярными программами для ведения информации по проекту остаются Excel, электронная почта и 1С. Иногда используются другие программы, такие как Улей, но они мало распространены на рынке».
В некоторых компаниях создают внутренние системы электронного документооборота, но разработка ПО своими силами обычно стоит дорого и занимает много времени. И тоже трудно стыкуется с информационной средой подрядчиков и поставщиков.
Современные программные решения
Наличие единой строительной платформы позволяет связать информацию, рабочие процессы и команды. В отличие от разрозненных программ с узкой направленностью, строительная платформа объединяет все данные проекта в одну систему. Это облегчает анализ информации, взаимодействие команды и принятие решений.
Подключенная строительная платформа обеспечивает поток информации на протяжении всего жизненного цикла проекта, что позволяет интегрировать команды, процессы и информацию с ранних этапов проектирования до завершения работ и эксплуатации.
Если говорить о налаживании рабочих процессов внутри компании, то современное ПО должно отвечать четырем пунктам.
Стандартизация
Центральные и общие платформы данных позволяют стандартизировать рабочие процессы, снижая риски.
Совместная работа
Важно, чтобы заинтересованные стороны легко вовлекались в рабочий процесс и вовремя предоставляли обратную связь. Процессы при этом не завязаны на одного члена проектной группы, а предоставляют полномочия всем. Сотрудники, соответственно, должны работать в единой информационной среде.
Автоматизация
При автоматизации процессов снижается административная нагрузка, упорядочиваются коммуникации и задачи. Когда требуется определенное действие или одобрение, соответствующий сотрудник получает уведомление.
Интеграция
Интеграция программного обеспечения — ключевой фактор для сокращения количества ошибок, включая двойной ввод данных. Если для управления одним процессом используется несколько технологических платформ, лучше их объединить.
Среди современных отечественных продуктов можно выделить: BIM-Wizard, АВС, Гектор5D – для формирования ведомости объемов работ на основании BIM-модели; BIM Tender, BIM Data – для автоматизации тендерных процедур и контроля исполнения договора. Среди зарубежных аналогов назовем RIB iTWO, Bexel manager.
За 10 лет работы специалисты «Айбим» столкнулись со множеством проблем на проектах строительных компаний и решили немало задач. Благодаря этому опыту мы разработали единую строительную платформу Larix, которая делает шаг вперед в плане хранения, сопоставления, передачи и согласования информации. Larix.CDB представляет собой базу, где хранится и ведется справочник видов работ и ресурсов, их стоимости. В Larix.CPM проводятся тендерные процедуры и контролируется исполнение договорных обязательств подрядчиками. Larix.EST позволяет автоматизировать расчеты физических объемов и стоимости СМР на основе существующей базы НСИ. При использовании компонентов Larix вся информация хранится в общей среде, где видно, кто и когда внес правки. Участники проекта находятся в едином информационном поле, исключена возможность утери части данных или работы с устаревшими файлами. Автоматизируются процессы проведения тендерных процедур. Подрядчики заполняют удобную для заказчика форму, и сопоставление смет происходит автоматически. Также в ПО ускоряется процесс согласования документов среди различных служб заказчика. Субподрядчики отчитываются о выполненных работах, и сразу видно, были ли эти работы завершены в срок.
Основные плюсы использования продукта: упорядоченная подготовка и реализация строительного проекта; возможность концентрироваться на цели проекта, а не на устранении хронических беспорядков; экономия временных, финансовых, материальных, энергетических и человеческих ресурсов.