Управление уходит в цифру: в «комморке» ускоряются автоматизация и оптимизация внутренних бизнес-процессов

Анна НЕХОРОШЕВА, член оргкомитета международной премии PROESTATE & TOBY Awards:

Управление и эксплуатация коммерческой недвижимости представляют собой непрерывный процесс, который не может быть приостановлен, и бизнесу необходимо оперативно адаптироваться к новым вызовам. В последние два года эта сфера претерпевает значительные перемены, обусловленные как эпидемиологическими, так и геополитическими факторами и приведшие к изменению географии поставщиков, что требует быстрой переориентации без ущерба для сроков и качества. На помощь приходят автоматизация и цифровизация сервисов. Мнение экспертов и участников PROESTATE & TOBY Awards 2023 подтверждает эти тенденции и позволяет более глубоко понять, как «комморка» приспосабливается к меняющимся реалиям.

Тенденции

«С каждым годом фокус системы управления смещается в сторону большей прозрачности, — отмечает генеральный директор PRO Realty Майя Грехова. — Заказчики — как управляющие компании (УК), так и сами собственники недвижимости — хотят получать сервисы высокого уровня, основанные на цифровизации и открытости оператора Facility Management (FM). Некоторые из них, следуя этому тренду, создают собственные подразделения, выполняющие непосредственно функции эксплуатации, или как минимум внутренние контролирующие структуры».

В свою очередь, директор департамента аренды и продаж коммерческой недвижимости группы компаний (ГК) «Галс-Девелопмент» Светлана Мазур обращает внимание на консолидацию крупных компаний, которые объединяют разные подразделения бизнеса в единых офисных пространствах: «Так проще обеспечивать безопасность корпоративных данных, к тому же это повышает эффективность работы за счет улучшенного взаимодействия всех структур».

Операционный директор MD Facility Management Борис Мезенцев называет ключевые тенденции на рынке FM-услуг. Первая из них — импортозамещение оборудования и расходных материалов с акцентом на закупках в Китае. По его мнению, это позволило стабилизировать рынок, однако до конца не решены проблемы качества и сервиса, а также влияние изменения курсов валют. «Логистические цепочки выстроены, новые поставщики найдены, — подчеркивает он, — но открытые вопросы остаются. Например, новые поломоечные машины и автотракторная техника имеют более простой функционал, чем у техники, использовавшейся ранее. Китайские производители пока еще не успели выстроить сеть сервисных центров, которая могла бы работать на всей территории страны».

Вторая тенденция связана с необходимостью минимизации удорожания услуг. Пустующие помещения торговых центров, оставшиеся после ухода из них иностранных брендов, создают вызовы в плане управления недвижимостью. «Возникает вопрос снижения расходов на содержание незаполненных помещений, но без потери качества эксплуатации, — продолжает Борис Мезенцев. — Сокращение расходов началось еще в период пандемии, и сейчас оно уже невозможно. Поэтому речь идет именно о минимизации роста затрат. Решениями здесь могут быть объединение пустующих помещений в одной части здания, закрытие части парковки. Это позволяет снизить частоту уборки в таких «отсеках», уменьшить количество персонала, сэкономить на интенсивности работы вентиляционных систем и так далее».

Некоторые из приходящих на российский рынок новых арендаторов испытывают трудности в завоевании отечественной аудитории, что может привести к ротации магазинов и изменению арендных площадей. Все это, естественно, влияет на особенности эксплуатации недвижимости, считает руководитель отдела развития отраслевых решений и интеграций Okdesk Игорь Кудинов и добавляет на примере торговой недвижимости: «Смена арендаторов, необходимость дробления или объединения площадей зачастую происходят параллельно с реконструкцией старых торгово-развлекательных центров, попытками сократить расходы и найти поставщиков расходников и запасных частей к оборудованию производителей, принявших решение уйти с отечественного рынка. Объемы задач растут, и службе эксплуатации приходится подстраиваться».

Экономия

Дефицит и рост цен на комплектующие стимулируют «управляшки» проводить анализ для обеспечения надежной работы инженерных систем зданий. Вариативность применяемых комплектующих стала выше, но собственники недвижимости предпочитают экономить.

Технический директор «УК «СИТИ» Владислав Авдеев подтверждает сложившийся тренд: «Мы постоянно ведем мониторинг цен и наличия необходимого оборудования и материалов, чтобы максимально оперативно получать информацию по срокам доставки от поставщиков и, по возможности, не прибегать к замене на аналоги: замена центрального оборудования или программного обеспечения на аналоги иногда ведет к перестройке всей инженерной системы в целом, дополнительным расходам на сопутствующее оборудование и проведение работ».

Борис Мезенцев добавляет, что в 2022 году наблюдалась тенденция к сокращению объемов работ в контрактах с FM-операторами: «Собственники стремились сократить затраты на содержание зданий, некоторые работы пытались выполнять собственными силами, от некоторых отказывались в принципе. Однако попытки сэкономить не принесли ожидаемого результата. Более того, были случаи, когда подобная «оптимизация» приводила к авариям и ставила под угрозу нормальное функционирование всего здания. В результате в 2023 году объемы контрактов в 90% случаев восстановились».

Майя Грехова считает, что перечень работ, производимых с инженерными системами зданий, изменился не сильно, но вариативность применяемых комплектующих стала более высокой. «Большинство наших заказчиков придерживается политики экономии и выделять дополнительные площади на объектах для хранения и средства для закупки материалов не готово, — уточняет она. — Сложнее стало планировать бюджеты, горизонт планирования значительно сократился».

В целом, все эксперты склоняются к тому, что стоимость эксплуатации за последние пару лет выросла на 15%. Основными триггерами роста Владислав Авдеев называет индексацию фонда оплаты труда и увеличение стоимости подрядных контрактов. «Основным направлением экономии мы видим скорее сохранение уровней себестоимости проектов за счет повышения периодичности и качества планово-предупредительных ремонтов и осмотров основного инженерного оборудования и систем здания, — отмечает эксперт, — это позволяет снизить риск выхода из строя инженерного оборудования и продлить срок его службы».

Майя Грехова указывает на жесткие условия контрактов, часто не позволяющие увеличивать стоимость работ после подписания договора: «На многих проектах не только основные работы, но и дополнительные оцифрованы на момент старта, и условия контрактов исключают возможность изменения цены даже по объективным причинам. Себестоимость растет в последние два года со скоростью выше инфляции. Рынок труда вырос минимум на 20-30%, комплектующие и материалы для эксплуатации стали дороже от 50% до 100% и более. Единственный способ «экономии», который мы применяем, — повышение производительности труда и минимизирование нетипичных операций».

Таким образом, цены на FM-услуги и расходные материалы растут, и собственники недвижимости сталкиваются с вызовом сохранения бюджетов. Экономия достижима через повышение эффективности процессов и поиск альтернативных решений, например, автоматизации.

Цифровизация

Начало пандемии ускорило процесс цифровизации и оптимизации внутренних бизнес- процессов. Многие компании внедряют новые технологии для улучшения коммуникации с собственниками и арендаторами, а также для предоставления дополнительных услуг. «Мы активно внедряем новые технологичные решения для оптимизации и автоматизации внутренних бизнес-процессов, развиваем собственное мобильное приложение не только в качестве основного канала ком муникации с собственниками и арендаторами, но и в качестве канала продаж дополнительных услуг и сервисов УК», — делится практикой «УК СИТИ» Владислав Авдеев. Эта цифровая трансформация не только улучшает оперативность управления, но и создает новые возможности для более эффективного взаимодействия с клиентами.

Майя Грехова поделилась опытом компании PRO Realty, которая многие годы основывает свою деятельность на средствах цифровизации всех процессов эксплуатации объектов: «Это удобный инструмент, позволяющий сократить время реакции на возникающие задачи, а также сохранить историю жизни и самочувствия оборудования и инженерных систем в целом. Еще одним плюсом от информационных систем в эксплуатации является возможность верифицировать производимые манипуляции с оборудованием и факт оказания услуг по договору в полном объеме. Для заказчика доступ в информационную систему FM-оператора позволяет сократить количество собственного персонала, ответственного за приемку работ эксплуатирующей компании, и облегчить отчетность арендаторам и проверяющим структурам».

Автоматизация является хорошим подспорьем, поскольку дает возможность быстрее видеть изменения и адаптироваться к ним на основе данных, а не «ощущений». Так, инструменты класса Help Desk, по словам Игоря Кудинова, дают возможность оценивать объемы работ и формировать штат в соответствии с текущей ситуацией, например, нанимать новых специалистов при росте объема определенных задач. «Это позволяет не допускать критической загрузки коллектива и потери заявок, — добавляет он. — Help Desk собирает статистику по обращениям — в режиме реального времени можно видеть распределение по типам заявок, оборудованию и т. п. Так можно продумывать превентивное обслуживание и заказ запчастей. За счет этого ремонт выполнется быстрее, сокращая простой бизнеса арендаторов. Самое важное, что такие системы являются инструментом по сокращению издержек. С их помощью можно выявить точки неэффективности — задачи, съедающие много рабочего времени, стоимость которых выше их ценности. Дополнительно они дают данные для корректировки арендных ставок».

Интересный опыт у ГК «Галс-Девелопмент»: в этом году они построили цифровой энергетический двойник бизнес-центра (БЦ) Dubinin’Sky. «Его задачей было смоделировать работу всех инженерных систем проектируемого комплекса в течение года и протестировать влияние инновационных идей на энергоэффективность будущего проекта, — раскрывает подробности Светлана Мазур. — Мы протестировали более 40 решений и выбрали пять наиболее экономически эффективных, которые позволят улучшить показатели БЦ и сэкономят на энергетических ресурсах. После внедрения этих решений и ввода в эксплуатацию объекта годовые затраты арендаторов на потребление тепловой энергии снизятся на 15%».

Все эти изменения и тренды подчеркивают важность цифровизации и автоматизации для эффективного управления и эксплуатации объектов недвижимости. Они позволяют УК быстрее реагировать на изменения и отвечать на возникающие вызовы, исходя из фактических данных, что становится ключевым фактором в современном бизнес-окружении.

Кстати:

Целью Facility Management является эффективное управление всеми службами и сервисами, обеспечивающими непрерывную работу объекта недвижимости, а также комфорт его арендаторов и посетителей. Порядок взаимодействия с FM-оператором очень прост: непрофильные для владельцев зданий бизнес-процессы (содержание и обслуживание инженерных коммуникаций, охрана, безопасность и т. д.) отдаются на аутсорсинг — в первую очередь, для экономии эксплуатационного бюджета без ущерба качеству услуг.